Menyusun Prioritas Digitalisasi Usaha dalam 90 Hari

Digitalisasi lebih mudah dijalankan ketika perubahan dibagi menjadi tahap yang terlihat hasilnya. Rencana 90 hari dapat membantu tim memilih masalah, mencoba perbaikan, dan memutuskan langkah lanjutan tanpa mengubah semua proses sekaligus.

Hari 1–30: pahami hambatan utama

Catat pekerjaan yang sering tertunda, data yang diketik berulang, dan pertanyaan pelanggan yang sulit dijawab. Pilih satu masalah dengan dampak yang dapat diamati. Contohnya, permintaan pelanggan tidak memiliki penanggung jawab atau status pekerjaan sulit diketahui.

Tetapkan ukuran awal, seperti jumlah tugas lewat jadwal dan waktu mencari informasi. Jangan menentukan target sebelum memahami kondisi yang sedang terjadi. Libatkan petugas yang menjalankan proses agar penyebabnya tidak hanya dilihat dari laporan.

Hari 31–60: jalankan percobaan terbatas

Sepakati alur baru, kolom wajib, dan pembagian tugas. Uji pada satu tim atau jenis layanan. Berikan contoh pekerjaan yang benar serta cara melaporkan kendala. Pilih alat yang mendukung proses tersebut, lalu catat pekerjaan tambahan yang muncul selama percobaan.

Hari 61–90: evaluasi dan rapikan

Bandingkan hasil dengan kondisi awal. Apakah informasi lebih mudah ditemukan? Apakah tugas memperoleh tindak lanjut? Periksa juga beban petugas. Proses yang terlihat rapi bagi manajer bisa menambah pekerjaan jika petugas harus memasukkan data yang sama dua kali.

Putuskan langkah berikutnya

Jika hasil percobaan mendukung, perluas secara bertahap dengan panduan dan penanggung jawab yang jelas. Jika belum, perbaiki penyebabnya sebelum menambah cakupan. Simpan keputusan dan pelajaran dari percobaan. Rencana berikutnya akan lebih terarah ketika didasarkan pada perubahan yang benar-benar diamati, bukan sekadar jumlah aplikasi yang berhasil dipasang.