Cara Mengendalikan Stok Suku Cadang tanpa Mengandalkan Ingatan

Suku cadang yang terlihat banyak belum tentu tersedia ketika dibutuhkan. Barang mungkin sudah dialokasikan untuk pekerjaan lain, tersimpan di rak berbeda, atau belum tercatat setelah dipakai. Pengendalian stok dimulai dari pencatatan pergerakan barang yang disiplin.

Beri setiap barang identitas yang konsisten

Gunakan kode unik, nama, satuan, lokasi rak, dan keterangan kecocokan kendaraan. Bedakan barang yang mirip tetapi memiliki spesifikasi berbeda. Satu dus dan satu buah juga perlu hubungan satuan yang jelas agar penerimaan pembelian tidak mengubah jumlah secara keliru.

Catat transaksi pada saat terjadi

Setiap penerimaan, pemakaian, retur, dan penyesuaian harus memiliki tanggal serta penanggung jawab. Kaitkan pemakaian dengan nomor pekerjaan bengkel. Pisahkan stok tersedia dari stok yang sudah dipesan untuk kendaraan pelanggan sehingga petugas tidak menjanjikan barang yang sama dua kali.

Tentukan titik pesan ulang dari data

Sebagai ilustrasi, pemakaian rata-rata sebuah filter adalah dua buah per hari dan pemasok membutuhkan tiga hari untuk mengirim. Kebutuhan selama menunggu berarti enam buah. Jika bengkel memilih cadangan empat buah, titik pemesanan awalnya menjadi sepuluh buah. Angka tersebut merupakan contoh perhitungan, bukan standar untuk semua bengkel.

Periksa ulang asumsi ketika pola permintaan atau waktu pengiriman berubah. Barang yang jarang dipakai sebaiknya tidak mendapat cadangan sebanyak barang rutin hanya karena harga belinya murah.

Lakukan penghitungan fisik bertahap

Pilih beberapa barang untuk dihitung setiap hari, terutama yang sering bergerak. Selisih harus ditelusuri sebelum penyesuaian disahkan. Periksa kemungkinan salah satuan, transaksi tertunda, atau barang salah rak. Tujuan penghitungan adalah memperbaiki proses yang menimbulkan selisih, sehingga laporan stok dapat dipakai untuk keputusan pembelian berikutnya.